Digitalisasi Arsip Persuratan Desa melalui Integrasi Google Drive pada Aplikasi Persuratan Desa

Abstract

Digitalisasi arsip persuratan menjadi salah satu kebutuhan penting dalam meningkatkan efisiensi administrasi desa. Di Kelurahan Heludulaa Selatan, pengelolaan arsip surat masih dilakukan secara lokal sehingga berisiko mengalami kehilangan data, duplikasi dokumen, dan keterbatasan akses ketika diperlukan. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini bertujuan mengimplementasikan integrasi Google Drive pada aplikasi persuratan desa sebagai media arsip digital untuk mendukung pengelolaan dokumen yang lebih aman, terstruktur, dan mudah diakses. Pelaksanaan kegiatan dilakukan melalui empat tahapan, yaitu identifikasi kebutuhan dan kondisi pengelolaan arsip, pengembangan fitur integrasi Google Drive pada aplikasi persuratan desa, pelatihan penggunaan sistem kepada perangkat desa, serta pendampingan dan evaluasi implementasi. Integrasi sistem memungkinkan setiap surat yang dihasilkan secara otomatis disimpan dalam format digital ke Google Drive dengan pengelompokan berdasarkan jenis surat dan periode penyimpanan sehingga memudahkan proses pencarian, pencadangan, dan pengelolaan arsip. Hasil implementasi menunjukkan bahwa fitur arsip digital berhasil diterapkan pada aplikasi persuratan desa dan memperoleh respons positif dari perangkat kelurahan karena mampu mempercepat proses pengarsipan, mengurangi risiko kehilangan dokumen, serta meningkatkan efisiensi pengelolaan administrasi. Kegiatan ini memberikan solusi praktis bagi digitalisasi administrasi desa melalui pemanfaatan layanan penyimpanan berbasis cloud yang mudah diimplementasikan, berbiaya rendah, dan berkelanjutan. Pengembangan selanjutnya dapat diarahkan pada integrasi dengan sistem informasi desa lainnya serta penambahan mekanisme keamanan dan pengelolaan hak akses arsip digital.